Начало работы с разделом #
Раздел «Формирование закупки» позволяет в одном окне программы выполнить все ключевые этапы подготовки закупки:
- Подбор кодов ОКПД2/КТРУ для товаров, работ или услуги.
- Проверка найденных кодов на запреты и ограничения, а также проверка совместимости выбранных кодов.
- Формирование описания объекта закупки.
- Поиск поставщиков и товаров в ГИСП.
- Запрос коммерческих предложений от поставщиков.
- Расчет начальной цены контракта (НМЦК).
- Подготовка готовых документов, необходимых при публикации закупки:
• Описание объекта закупки;
• Отчет обоснование НМЦК;
• Требования и инструкции к заявке.
Результат: вся необходимая информация и документы для закупки формируются быстро, понятно и без ошибок.
При первом входе в инструмент «Формирование закупки» система автоматически создаст для вас заявку на закупку № 1 и присвоит ей статус «Новая». Это означает, что вы можете сразу приступить к заполнению данных для вашей первой заявки.
Если у вас есть ранее созданные заявки, то при нажатии на инструмент «Формирование закупки» вы попадёте в список существующих заявок 📄
Чтобы добавить новую, нажмите кнопку «Создать заявку на закупку» ➕
Система автоматически присвоит новой заявке следующий порядковый номер и статус “Новая”
Описание заявки #
Вкладка «Описание заявки» — это базовая карточка заявки, где собирается общая информация о планируемой закупке для дальнейшей работы.
📝 Что можно указать на этой вкладке:
- Дата создания заявки (часто проставляется автоматически)
- Статус (новая, в работе, на согласовании и т.д.)
- Наименование группы закупаемых товаров/работ/услуг
- Ответственное лицо (например, инициатор закупки)
- Сумма по заявке
- Дополнительные поля (которые можно настроить под нужды вашего учреждения)
🎯 Зачем это нужно:
- Для себя – чтобы быстро вспомнить детали заявки в будущем
- Для коллег – чтобы другие отделы (отдел закупок, контрактный управляющий, бухгалтерия) понимали, о чём речь, без лишних уточнений
- Для руководителя – все ключевые данные собраны в одном месте, удобно контролировать процесс
🔄 Типичный сценарий работы:
- Инициатор закупки создаёт заявку и заполняет описание
- Специалист отдела закупок видит эти данные и понимает, что нужно закупить, для кого и в каком объёме, использует информацию для подготовки документации (получает готовую документацию в инструменте)
- Руководитель контролирует процесс закупки
Описание объекта закупки #
📋 Вкладка «Описание объекта закупки»
Это самая первая и главная вкладка при создании заявки на закупку. Здесь вы указываете, что именно планируете закупить.
Как добавить товары или услуги:
- «+ Добавить объект закупки»
- «Загрузить позиции из файла»
При нажатии кнопки “добавить объект закупки” откроется всплывающее окно, где можно будет выбрать код ОКПД2 или КТРУ для вашего товара или услуги.
В поисковую строку введите название товара, ключевое слово или сам код, если он уже известен:
По введенному наименованию, программа покажет подходящие коды (столбец с кодами ОКПД2 слева и столбец с кодами КТР справа), не переходя на другие вкладки, можно увидеть наличие типового контракта, ед. измерения, некоторые характеристики и отобразить результаты проверки на постановления (без уточнений и рекомендаций по применению)
Чтобы точнее подобрать код КТРУ, укажите известные характеристики товара — в списке будут доступны все справочные параметры, подходящие к наименованию, введённому в строку поиска. Для этого нажмите кнопку «Уточнить характеристики». После выбора характеристик программа отфильтрует результаты и оставит только те коды КТРУ, которые соответствуют заданным вами параметрам.
Чтобы открыть карточку кода и подробно посмотреть общую информацию, характеристики и постановления, к которым относится этот код, нажмите на его цифровое значение
Во вкладке «Информация» в карточке кода программа отображает подробные сведения о найденном коде: наличие типового контракта, возможность указания дополнительных характеристик, степень укрупнённости, единицу измерения (для КТРУ), связанные коды ОКПД2, дату начала обязательного применения и другие параметры.
Во вкладке «Характеристики» программа показывает все справочные характеристики кода, разделяя их на обязательные и необязательные, а также даёт подсказки по указанию дополнительных характеристик. Нужные характеристики можно выбрать простым кликом по значению – программа запомнит ваш выбор и сохранит его для дальнейшего формирования описания объекта закупки (ООЗ).
На вкладке “Похожие позиции” программа покажет позиции похожие на ту что выбрана, но с другими параметрами (характеристиками, укрупненностью, единицами измерения)
Вкладка “Запреты и ограничения” покажет под какие НПА попадает выбранный вами код. Чтобы точнее определить применимые НПА, при необходимости уточните код ОКПД2.
Нажав кнопку «Подробнее» в нужном НПА, вы сможете детально ознакомиться с правилами применения соответствующего документа.
Чтобы выбранный код был сохранён в позициях при формировании закупки, нажмите кнопку «Выбрать» в правом нижнем углу окна выбора кода.
После того как вы подберёте подходящий код и отметите необходимые характеристики, в форме Заявки на закупку автоматически сформируется строка с наименованием товара, выбранным кодом и указанными характеристиками.
Эти данные сохраняются в заявке и при необходимости могут быть в любой момент отредактированы: вы сможете изменить код, скорректировать характеристики или добавить дополнительные, чтобы максимально точно отразить потребности закупки, по заполненной строке останется только указать количество закупаемого товара, единица измерения для кодов КТРУ проставится автоматически, для кодов ОКПД2 необходимо выбрать из справочника.
Добавление характеристик к коду ОКПД2
В вашем списке нажмите кнопку “Изменить характеристики” рядом с его кодом ОКПД2.
В открывшемся окне уже будет первая пустая строка для заполнения данных по первой характеристике, заполните форму: наименование (как называется параметр), тип (качественная, количественная (диапазон), количественная (конкретное значение), значение характеристики (конкретные данные), обоснование, инструкцию (выберите из выпадающего списка).
Чтобы добавить ещё одну характеристику, нажмите “Добавить” – форма для новой строки появится ниже.
После заполнения всех необходимых параметров нажмите “Сохранить”
По кнопке “Изменить характеристики” так же можно выбрать из списка инструкцию к каждой ранее выбранной характеристики для кодов КРТУ это минимизирует ручное заполнение Описания объекта закупки.
После того как вы выбрали коды, заполнили все необходимые характеристики и указали инструкции к ним, вы можете одним кликом сформировать итоговый документ. Нажмите кнопку «Сформировать отчет», и программа подготовит Описание объекта закупки, которое будет доступно для скачивания сразу в двух удобных форматах — Word и Excel, чтобы вы могли легко использовать его для документации, согласований и дальнейшей работы с закупкой.
Если в вашей Заявке на закупку предусмотрено несколько позиций, система позволяет гибко управлять ими: вы можете дублировать позиции в рамках текущей закупки, копировать их в новую Заявку на закупку, а также менять порядок строк так, как вам удобно для работы и последующего согласования.
Зачем дублировать позиции? Если в закупке есть несколько похожих товаров, которые отличаются только отдельными характеристиками (например, размером, цветом, объёмом, комплектацией), вам не нужно заново подбирать код и каждый раз заполнять характеристики. Достаточно один раз настроить позицию, после чего вы можете просто создать её дубликат и изменить только те параметры, по которым товары различаются. Это заметно экономит время и снижает риск ошибок при повторном вводе данных.
Зачем копировать позиции в новую закупку? Если вы регулярно проводите повторяющиеся закупки или вам необходимо разделить текущий перечень позиций на несколько отдельных закупок, вы можете скопировать уже настроенные позиции в новую Заявку на закупку. Таким образом, не придётся заново формировать описание, выбирать коды и характеристики — система перенесёт всё автоматически, а вы при необходимости только внесёте небольшие корректировки.
Выделите необходимые позиции и активируются кнопки для дублирования и копирования:
Чтобы расположить позиции в удобном для вас порядке, наведите курсор на номер позиции в списке, зажмите левую кнопку мыши и перетащите строку в нужное место. После отпускания кнопки мыши позиция закрепится в обновлённом порядке.
СОВМЕСТИМОСТЬ #
📋 Вкладка «Совместимость»: Автоматизированная проверка на соответствие нормативным требованиям.
Данный функционал предоставляет структурированное и наглядное представление результатов комплексной автоматизированной проверки ранее внесенных данных о позициях на соответствие действующим нормативно-правовым актам (НПА).
🔍 Ключевые возможности раздела:
– Централизованное отображение результатов: Все итоги проверки систематизированы и представлены в удобном для восприятия и анализа формате.
– Широкий охват нормативной базы: Проверка осуществляется в автоматическом режиме по обширной базе, включающей более двадцати (20+) ключевых нормативно-правовых документов.
– Повышение надежности данных: Инструмент предназначен для минимизации рисков несоответствия и способствует обеспечению высокой степени корректности и юридической чистоты заполненных позиций.