Поняла, что претензионную переписку веду не верно

В соответствии с ч.16 ст.94 Закона №44-ФЗ в случае обмена документами при применении мер ответственности и совершении иных действий в связи с нарушением поставщиком (подрядчиком, исполнителем) или заказчиком условий контракта в отношении контракта, заключенного по результатам электронных процедур, закрытых электронных процедур (за исключением закрытых электронных процедур у определенных заказчиков), такой обмен осуществляется с использованием единой информационной системы путем направления электронных уведомлений. Такие уведомления формируются с использованием единой информационной системы, подписываются усиленной электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени заказчика, поставщика (подрядчика, исполнителя), и размещаются в единой информационной системе без размещения на официальном сайте.
Обязанность для заказчиков и поставщиков вести претензионную переписку в ЕИС действует с 01.07.2022 года. Претензионную переписку по исполненным после 01.07.2022 контрактам, на наш взгляд, заказчику и поставщику следует разместить в ЕИС, так как неразмещение в ЕИС информации и документов, размещение которых предусмотрено в соответствии с законодательством РФ о контрактной системе в сфере закупок является нарушением по ч. 3 ст.7.30 КоАП РФ и может повлечь административный штраф на должностных лиц заказчика в размере 50 тыс. руб. Но данные действия могут не быть доступны функционалом ЕИС по закрытым контрактам.
В соответствии с ч.2 ст.34 Закона №44-ФЗ при заключении и исполнении контракта изменение его существенных условий не допускается, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Федеральным законом. Согласно ст.432 ГК РФ существенными являются условия о предмете договора, условия, которые названы в законе или иных правовых актах как существенные или необходимые для договоров данного вида, а также все те условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение. Условие об удержании неустойки из суммы оплаты предусмотрено п.2 ч.14 ст.34 Закона №44-ФЗ, следовательно, изменить его стороны вправе только по основаниям, предусмотренным Законом №44-ФЗ. Таких оснований Закон №44-ФЗ на данный момент не предусматривает. Поэтому правомерность заключения дополнительного соглашения о праве заказчика удержать неустойку из оплаты нам представляется сомнительной. К сожалению, правоприменительной практики и официальных разъяснений по данному вопросу найти не удалось.
Заказчик имеет право зачесть требование об уплате неустойки в счет оплаты стоимости товара по контракту, направив поставщику заявление о таком зачете (ст. 410 ГК РФ). Но при этом существует вероятность, что правомерность такого зачета заказчику придется отстаивать в суде, так как поставщик может оспорить в суде заявленный заказчиком зачет требования об уплате неустойки в счет оплаты по контракту, а судебная практика противоречива.
Необходимо также отметить, что в соответствии с Правилами списания сумм неустоек…, утвержденными постановлением Правительства РФ от 4 июля 2018 г. № 783 при определенных обстоятельствах заказчик обязан принять решение о списании начисленных поставщику, но не списанных ранее сумм неустоек в связи с неисполнением или ненадлежащим исполнением обязательств, предусмотренных контрактом. Списание неустоек, подпадающих под критерии, установленные Постановлением №783, является обязанностью заказчика. Если к моменту оплаты соблюдены все условия, предусмотренные Постановлением № 783 для списания пеней, заказчик обязан списать начисленную сумму пеней и не вправе удерживать ее при оплате. В Определении СК по экономическим спорам Верховного Суда РФ от 15 мая 2019 г. N 306-ЭС18-23601 по делу N А55-26467/2017 указано: “…списание и (или) отсрочка начисленных поставщику (подрядчику, исполнителю) сумм неустоек (штрафов, пеней) в связи с ненадлежащим исполнением государственного (муниципального) контракта при определенных условиях является именно обязанностью государственного (муниципального) заказчика, носит императивный характер и не может быть изменена соглашением сторон (условиями государственного контракта)…”.
Таким образом, даже при наличии в контракте условия о праве заказчика на удержание неустойки из суммы, причитающейся поставщику по контракту, заказчик вправе удержать только неустойку, не подпадающую под критерии для списания, установленные Постановлением №783.