Госзакупки простыми словами: участие, тендеры, законы и система

Что такое госзакупки: определение и суть процесса

Чек-лист по применению ПП617 в нашем Telegram-канале

Под системой государственных закупок понимается комплекс действий заказчиков и участников, связанных с закупкой товаров, работ или услуг. Закупки осуществляется для того, чтобы обеспечить бесперебойную работу органов власти всех уровней, казенных и бюджетных учреждений, унитарных предприятий товарами, работами и услугами, которые необходимы для их деятельности. Цель любых государственных и муниципальных закупок – закрыть потребности заказчиков в большом номенклатурном перечне товаров и услуг, работ, например, потребности в мебели, компьютерной технике, охранных и клининговых услугах и т.д.

Кто участвует в госзакупках: заказчики и поставщики

Организация и проведение закупок осуществляется федеральными заказчиками, заказчиками уровня субъектов РФ, муниципальными заказчиками. Участниками закупок могут быть как юридические лица, так и физические лица, в том числе зарегистрированные в качестве ИП.

Законодательная база госзакупок: основные законы

Вся современная система госзакупок регулируется ФЗ № 44 и подзаконными актами, которые приняты для полной реализации закупочных норм. Количество подзаконных актов, принятых для исполнения ФЗ № 44 уже порядка 200, при этом продолжается их унификация и систематизация.

Сфера закупок для отдельных видов юридических лиц регулируется ФЗ № 223 и подзаконными актами, принятыми для исполнения норм этого закона. На сегодня действуют более 50 регулирующих документов. При этом главным документов для работы заказчика по ФЗ № 223 является Положение о закупке, в соответствии с которым подробно регламентируется вся его деятельность.

Этапы проведения госзакупок

Вся контрактная система состоит из действий заказчиков и участников в рамках трех этапов – планирование закупок, проведение процедур определения поставщиков и исполнение обязательств по контрактам (договорам). Заказчики планируют закупки через формирование планов – графиков; на этапе определения поставщиков заказчики проводят конкурентные процедуры и закупки у единственного поставщика. После проведения процедур заключаются и исполняются обязательства по контрактам (договором). В процессе осуществления закупочной деятельности и после ее завершения за действиями заказчиков осуществляется мониторинг, аудит и контроль.

Виды процедур госзакупок

Все способы проведения государственных (муниципальных) закупок можно разделить на две группы: конкурентные и неконкурентные. К конкурентным способам относятся конкурсы, аукционы, запросы котировок. К неконкурентным способам относится закупка у единственного поставщика. Конкурентные способы также делятся на открытые и закрытые способы. Все открытые конкурентные способы закупок проводятся на электронных площадках, к ним относятся открытый конкурс в электронной форме, открытый аукцион в электронной форме, запрос котировок в электронной форме. Закрытые способы могут быть проведены как в бумажной форме (закрытый конкурс, закрытый аукцион), так и на специализированных электронных площадках (закрытый конкурс в электронной форме, закрытый аукцион в электронной форме).

Как стать участником госзакупок

Если деятельность, связанная с предметом закупки, лицензируется, то участвовать в закупке могут только участники, которые имеют соответствующую лицензию. Если требуется членство в СРО, то подать заявку могут только участники, состоящие в саморегулируемых организациях, в зависимости от направлений деятельности. Участники закупок не могут быть иногоагентами и зарегистрированными в офшорных зонах. В целом, к участникам закупок предъявляются единые требования, которые устанавливаются в Законе о контрактной системе, но в некоторых видах закупок могут быть установлены и дополнительные требования.

В системе закупок предусмотрены льготы для участников, являющихся субъектами малого предпринимательства, а также для социально-ориентированных некоммерческих организаций. В некоторых случаях заказчики обязаны предоставлять преимущества учреждениям и предприятиям уголовно-исполнительной системы и организациям инвалидов.

Регистрация на электронных торговых площадках

Для участия в закупках необходимо получить квалифицированную электронную подпись и через сайт Госуслуг пройти аккредитацию в единой информационной системе.

Для этого необходимо руководителю организации как физического лица пройти регистрацию в ЕСИА Госуслуги. После такой регистрации необходимо произвести привязку организации к учетной записи физического лица (функция «Добавить организацию»), после подтверждения которой будет отправлена информация о проверке данных уже юридического лица. Создание карточки организации является подтверждением действий по регистрации и даст возможность перейти к авторизации в Единой информационной системе. Для этого необходимо через личный кабинет участника, который будет уже доступен в ЕИС войти через Госулуги зарегистрировать нового участника закупки. После заполнения регистрационной формы подписать документы электронной подписью.

Подготовка и подача заявки на участие в тендере

Для подачи заявки на участие в конкурентной процедуре участнику необходимо проанализировать закупочные документы. Речь идет о следующих документах:

описание объекта закупки (техническое задание),
обоснование начальной цены контракта,
проект контракта,
требования к содержанию, составу заявки и инструкция по ее заполнению.

Для участия в конкурсе также необходим анализ критериев оценки конкурсных заявок для оценки возможностей своей компании по получению баллов, которые позволят выйти победителем конкурсной закупки.

При подготовке к подаче заявки необходимо учесть и финансовые аспекты таких действий, просчитать варианты обеспечения заявки, учесть возможности исполнения обязательств по контракту и предпринимательский риск (деньги по оплате контракта поступают участнику либо после исполнения этапа контракта или после исполнения всех обязательств по контракту). К расходам также необходимо отнести расходы на обеспечение исполнения контракта, а в случае, если заказчик требование об обеспечении гарантийных обязательств, то расходы на их обеспечение. Если участник после анализа всех составляющих участия в закупках принял решение по подаче заявки, такая заявка подается участником через личный кабинет участника на соответствующей электронной площадке.

Критерии отбора победителя тендера

В каждой процедуре можно выделить как общие, так и особенные условия выбора победителя. К общим условиям, предъявляемым к заявкам участника, относится соответствие участника требованиям, установленным в закупочных документах, а при установлении дополнительных требований – таким дополнительным требованиям, а также соответствия товара требованиям технического задания, который установил заказчик.

При проведении конкурса члены комиссии будут в совокупности учитывать предложение участника как по стоимостным, так и по нестоимостным критериям. В конкурсе победит тот участник, который соответствует требованиям и в совокупности покажет в составе своей заявки больший опыт и лучшие условия исполнения контракта, а также предложит низкую цену. Например, большее количество выполненных контрактов или наличие необходимых специалистов, или наличие необходимого для исполнения контракта оборудования.

В аукционе победителем станет тот участник, который предложит низкую цену в ходе участия на этапе подачи ценовых предложений. При этом заявка на участие в аукционе должна также соответствовать требованиям, установленным заказчиком.

В запросе котировок победит тот участник, заявка которого соответствует требованиям, установленным заказчиком, и который предложил низкую цену исполнения контракта, обозначив ее в составе своей заявки.

Обеспечение заявки и контракта

В системе закупок очень важно, чтобы все закупки проходили в определенные сроки, а также были выполнены все обязательства, который заказчик устанавливает в контракте. Для стимулирования надлежащего поведения участников в ФЗ № 44 установлены такие обеспечительные механизмы как обеспечение заявок и обеспечение исполнения контракта. Обеспечение заявок необходимо для того, чтобы участник не только смог подать заявку, но и, в случае победы в закупке, вышел на заключение контракта. Если участник подал заявку на участие в процедуре, выиграл закупку, но не заключил контракт, такой участник теряет обеспечение заявки и может быть занесен в реестр недобросовестных поставщиков. Если участник заключил контракт, но не исполнил обязательства по контракту, то такой участник может потерять обеспечение исполнение контракта и также может быть занесен в реестр недобросовестных поставщиков. Таким образом, и обеспечение заявки, и обеспечение исполнение контракта – это тот механизм, который обеспечивает для заказчика исполнение контракта, а для участника является стимулом надлежащего поведения в системе контрактных отношений.

Риски и подводные камни в госзакупках

В системе закупок у участников закупок есть много возможностей, но присутствуют и риски. Основные риски – финансовые и временные потери. К финансовым рискам относятся потери обеспечения заявок при не подписании выигранного контракта, а также потеря обеспечения контракта при его неисполнении или ненадлежащем исполнении.

Одним из главных рисков для участников является потеря обеспечения заявки в случае, если три раза в одном квартале заявка участника, поданная на одной электронной площадке, была отклонена. Временными рисками (по сути, потраченное время и оплаченная работа специалистов) является постоянная работа тендерных специалистов при формирования заявок без победы на торгах.

Для минимизации выделенных рисков необходимо тщательно подходить к формированию заявок, особенно на участие в процедуре конкурса. Для подачи заявок и возможной победы также может быть использована стратегия мониторинга цен и возможная их корреляция при идущих процедурах (может быть использована на аукционах и запросах котировок)

Преимущества и недостатки участия в госзакупках

Участие в закупках дает участникам перспективы и открывает новые возможности для продажи своих товаров, работ, услуг государственным (муниципальным) заказчикам, заказчикам, работающим по ФЗ № 223. С помощью госзакупок участники имеют право на новые каналы сбыта и возможности для расширения бизнеса. Еще одной возможностью для расширения каналов продвижения продукции участников являются электронные магазины закупок, среди которых можно выделить единый агрегатор торговли «Березка», через который осуществляют закупки малого объема (до 600 тысяч рублей по одному контракту или договору) все федеральные органы власти и федеральные казенные учреждения. Также популярны такие порталы, как «Биржевая площадка республики Татарстан», магазин малых закупок РТС – Тендер, магазин B2BСбер, электронный магазин ТЭК-торга и другие. Все 8 электронных торговых площадок активно развивают возможности закупок малого объема, позиционируя свои электронные магазины малых закупок.

Частые ошибки новичков в госзакупках

Наиболее частой и распространенной ошибкой новичков является подача заявки без полного анализа документов закупки, что может привести к отклонению заявки или обеспечить победу в закупке, но вызовет сложности при исполнении контракта. К частым ошибкам новичков также можно отнести невнимательность при заполнении форм при подаче заявок, пропуск сроков, связанных с подписанием контракта или обеспечительными механизмами, неисполнение или не полное исполнение обязательств по контракту. Например, в электронном аукционе победитель обязан подписать проект контракта не позднее пяти рабочих дней с момента размещения заказчиком. Главное правило любого новичка – внимательность при подаче заявок и соблюдение всех регламентированных законом о контрактной системе сроков.

Обучение и повышение квалификации в сфере госзакупок

Для системного понимания процессов закупок, возможности оптимизации финансовых и управленческих решений, лучшее решение в начале работы с закупками – это прохождение специализированных курсов повышения квалификации. Такие курсы, ориентированные как на участников, так и на заказчиков, помогут детально разобраться в специфике НПА, регламентирующих закупки, подробно познакомиться с особенностями проведения закупок и исключить риски на любом этапе работы в системе контрактных отношений.

Перспективы развития системы госзакупок

Основными перспективами системы закупок является цифровизация, оптимизация, унификация и кодификация. Государственные закупки должны стать понятной и доступной как для заказчиков, так и для участников системой, обеспечивающей потребности заказчиков в качественных ТРУ и дающей возможность участникам закупок в расширении своих бизнес-направлений на основе импортозамещающих технологий.